Foto příspěvku: Létající obálky | © Gerd Altmann na Pixabay
Již v polovině 1990. let měla většina dospělých v západním světě pravděpodobně svůj vlastní e-mailový účet, který původní vývojáři nikdy nezamýšleli. Dnes uživatelé většinou získávají tyto účty od svého zaměstnavatele nebo telefonní společnosti, někteří, zejména mladší lidé, jednoduše využívají internetové nabídky, a než se nadějete, máte více vlastních e-mailových účtů, než ve skutečnosti můžete používat. rozumně.
Zejména internetově zdatní lidé velmi rychle využívali i své vlastní domény a tím i své vlastní e-mailové účty a e-mailový svět tak nesmírně obohatili. Existují také služby, které uživatelům nabízejí dočasné e-mailové adresy pro jakoukoli příležitost.
O tom ale tento článek vůbec není, jde o to, jak byl e-mail od začátku zneužíván tím, že se e-mailové účty a programy stále více využívaly pro správu a ukládání e-mailů, což dnes dokonce vede k tomu, že někteří poskytovatelé nabízejí navíc služby, jako je automatické a údajně „právně“ správné „věčné“ ukládání všech e-mailů, které kdy byly přijaty a odeslány – což má za následek pouze obrovské plýtvání zdroji a energií.
Zároveň bychom si měli pamatovat, co se dříve dělalo s přijatými dopisy, telegramy nebo faxy – a možná i dnes. Jen velmi málo z nás pro to vyvinulo systém evidence a udržovalo jej po léta. Byly to většinou milostné dopisy, které zmizely zabalené v zásuvkách a po desetiletích přiměly dědice k úsměvu. Některé z těchto sebraných dopisů se dokonce dostaly do literárních archivů, jako je ten v Marbachu am Neckar.
Proč byste tedy chtěli nebo potřebovali ukládat každý e-mail, který odešlete nebo přijmete – některé dokonce i nikdy neodeslané koncepty – do vaší doručené pošty ještě dnes a ukládat jej na věčnost? Úložný prostor o velikosti 2 GB vyhrazený pro běžnou poštovní schránku už sotva stačí a nyní se rezervuje úložný prostor, který dalece převyšuje všechna myslitelná opatření. Důvodem může být to, že mnozí používají své e-mailové programy jako prasata snášející vlnu a v tomto ohledu nemají žádné výčitky ohledně ukládání a předávání svých osobních údajů nebo jiných tajemství a vlastních nápadů, nemluvě o obchodních tajemstvích. .
Bylo by tak snadné zkontrolovat relevanci odeslaných a přijatých e-mailů a v případě potřeby jako samostatný soubor v jednom schránka na poznámky nebo jiné vhodné skladovací místo. A pokud pak budete mít odvahu nepodstatné e-maily hned mazat, klidně se může stát, že vaše vlastní práce půjde dělat mnohem uvolněněji a hlavně lépe organizovaně. Jsem pevně přesvědčen, že při vhodné správě osobních informací lze vlastní práci vykonávat mnohem efektivněji a v konečném důsledku i efektivněji. Tento malý trik vám také ušetří jednoho nebo druhého konzultanta a nákup nespočtu manažerských knih nebo online kurzů.
„Budeš hodně psát. Udělej to dobře. Telefonní hovory a hangouty se nemění. Osobní setkání je pro distribuované skupiny drahé, a proto vzácné. Nástroje v reálném čase jako IRC a Slack znevýhodňují lidi v menšinových časových pásmech. A tak v online komunitě bude vaším hlavním způsobem komunikace pravděpodobně e-mail. Což znamená, že v tom musíte být dobří. Udělejte si čas a pište pečlivě, úplně a přesně. A protože text udělá velkou část vaší komunikační zátěže, zvažte, že byste se o odesílání emocionálních signálů vyjádřili trochu otevřeněji, než byste mohli být jinak. ("Jsem šťastný...", "je to smutné...", "Jsem vděčný.")."
Sue Gardnerová, Malý průvodce prací s online komunitami (21. března 2016)
